Organizar una fiesta de graduación no es un trabajo sencillo. Se requiere de planificación, orden y mucha inspiración. Toma lo necesario para poner en marcha la celebración con estas ideas de cómo organizar una fiesta de graduación.
Ya está terminando el año y llega el momento de la fiesta de promoción. Este es el momento en que decenas de adolescentes debaten las mejores ideas de lo que quieren para su fiesta de promoción. Si se ha decidido cuidar el presupuesto y no gastar en un organizador de eventos, quizá ahora se encuentran en un momento de incertidumbre por no saber por dónde empezar.
Aquí podrás encontrar una guía paso a paso de todo lo que se debe tomar en cuenta para la fiesta, así como varias ideas para organizarla. Primero, se debe tener en claro quiénes conforman el comité de organización. Usualmente están los padres, maestros y a veces alumnos que puedan representar lo que esperan el resto del grupo. El comité no debe ser muy grande para que las decisiones se puedan tomar ágilmente. Teniendo el comité definido ahora sí, nos podemos concentrar en la planificación de la fiesta.
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Ideas para empezar a organizar una fiesta de graduación
Primero, antes de tomar las decisiones es importante consultarlas con todo el grupo de alumnos: Por ejemplo, algunas opciones que determinen el rumbo del presupuesto, los padrinos y la temática. La mejor forma de definirlos es llevar al grupo de alumnos 3 opciones de cada uno para que ellos voten y elijan una, esto es particularmente útil si trabajamos con un grupo grande.
El presupuesto va a depender mucho del grupo y la cantidad de asistentes a la fiesta. Sin embargo, es bueno elegir un presupuesto con el que la mayoría esté de acuerdo para que todos puedan participar. Por otro lado, para elegir a los padrinos usualmente, no se tienen muchas opciones ya que a los chicos no les preocupa tanto quienes sean. Estos deben ser personas de confianza que estén relacionada al colegio y a sus ideales.
La temática sí será de interés de los alumnos. Además, de esta dependerá la decoración y a veces también la forma de presentar la comida o en la que los invitados irán vestidos. Por este motivos, se deben considerar varias opciones y permitir las nuevas propuestas. Puedes inspirarte de las siguientes ideas.
En base a la temática también se decidirán: El diseño de las invitaciones, los personajes de la hora loca/cotillón y los obsequios o recuerdos para los alumnos/tutor, si así se ha decidido.
Cómo elegir el local para la fiesta de promoción
El siguiente punto y probablemente más importante al planificar una fiesta, será elegir el local. Se tiene que revisar la capacidad para que sea acorde a la cantidad de alumnos más los invitados. De esta manera, también la ubicación, que sea céntrica para todos los asistentes. Además, es importante considerar que este local cuente con seguridad o que se encuentre en una zona segura y de fácil acceso. Por último, preguntar si el alquiler ofrece servicios adicionales como catering, mozos, maestro de ceremonia o decoración.
Una idea que siempre queda bien al organizar una fiesta es elegir un local al aire libre, ya que las áreas verdes agregan vida al evento. Por ejemplo, puede ser una casa con un jardín grande o de lo contrario, optar por instalaciones de recepción en un hotel o restaurante con vista al mar, un yate, o el rooftop de un edificio alto.
5 ideas para decorar una fiesta de graduación:
- Elegir una paleta de colores a tono con la temática y utilizarla en todos los espacios para darle unidad a la decoración.
- Utilizar la mesa de dulces y bocaditos como el foco de la decoración. En esta se pueden poner accesorios en diferentes alturas para que visualmente sea más vistosa.
- Contar con los accesorios básicos como globos, serpentinas, banderines y pompones para darle color a diferentes espacios del local.
- Personalizar todos los ítems que puedas poniendo el nombre o año de la promoción impresos en globos, servilletas, toppers de dulces, banderines y fondos de pared.
- Situar elementos originales que llamen la atención en algunos puntos del local como globos, cabina o rincón de fotos, arreglo de flores o luces que además quedan muy bien en locales abiertos.
Servicios adicionales que debemos contratar con tiempo para la fiesta de graduación
Es importante recordar como parte de las ideas de cómo organizar una fiesta de graduación, que hay servicios que contratar con anticipación. Toma en cuenta los siguientes puntos para la hora de elegir al proveedor ideal:
DJ
Al elegirlo, pregunta por su experiencia, cuál es su estilo, y toma en cuenta si va acorde con lo que los alumnos esperan. De ser posible, que sea una decisión que se confirme con ellos mismos.
Catering
Se debe elegir, según las opciones que haya, si se desea poner torta, cena, bocaditos y si se van a quedar hasta el día siguiente, incluir el desayuno.
Fotografía e iluminación
Es importante solicitar muestras, tomando en cuenta el formato de entrega y las fechas.
En todos estos casos, se debe acordar con ellos, en qué momento se cancelará el servicio siempre con un anticipo y la cancelación final después del evento. De ser posible, se debería firmar un contrato entre ambas partes que garantice el correcto cumplimientos de lo acordado y las penas de ser el caso contrario.
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Por último, si también se está organizando la ceremonia antes de la fiesta, se debe considerar coordinar lo siguiente: La compra de de las placas para el colegio, mandar a hacer los diplomas, anuarios y alquiler de togas.
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