Un buen proceso de selección es clave para encontrar el mejor talento. Constituye la columna vertebral de una gestión eficaz del desempeño. En este artículo, analizaremos más de cerca el proceso de selección y mostraremos las mejores prácticas para diseñar un proceso que lo ayudará a encontrar los mejores candidatos y al mismo tiempo brindará una buena experiencia a los mismos.
¿Qué es el proceso de selección?
El objetivo del proceso de selección en las organizaciones es encontrar y contratar a los mejores candidatos para las vacantes laborales. Este proceso tiene una estructura de embudo. Imagine que está buscando un nuevo colaborador para un puesto, necesita encontrar un reemplazo. 50 personas se postulan para su puesto vacante. Selecciona a cinco de ellos para entrevistarlos y finalmente, una persona recibe la oferta de trabajo.
El proceso de selección de candidatos de su organización siempre comienza con una oferta de trabajo. Cada oferta de trabajo debe tener un perfil funcional claramente definido. Según la descripción del trabajo, esto debe incluir criterios como años de experiencia laboral, antecedentes educativos y dominio de ciertas habilidades.
Una vez que publicas y anuncias tu oferta de trabajo, los candidatos llegan. Aquí es donde comienza el embudo de selección. El proceso de selección en el área de recursos humanos se produce a través de una serie de pasos por los que avanzan los candidatos. Un embudo típico consta de siete etapas. Por supuesto, no todos los candidatos superan todas las etapas. Repasemos estas etapas detalladamente.
- Solicitud
- Proyección y preselección
- Entrevista
- Evaluación
- Referencias y verificación de antecedentes.
- Decisión
- Oferta de trabajo y contrato
Las 7 etapas del proceso de selección
1. Solicitud
Una vez que haya creado un anuncio de trabajo, verificado para detectar errores, estará listo para publicarse. Los candidatos ahora pueden postularse, pero la cantidad de solicitudes, la calidad y la diversidad de quienes lo hacen pueden variar enormemente.
Algunos de estos factores que influyen en esta etapa del proceso de selección son externos; por ejemplo, factores sociales como la actual pandemia de Covid-19. Dependiendo de las tasas de infección de su país y de la legislación implementada por el gobierno en materia de trabajo, salud e inmigración, el grupo de solicitantes puede ser menor que antes de la pandemia. El campo en el que trabaja también tendrá un impacto. Si está intentando contratar enfermeras para un hospital público, cuando el agotamiento es alto, el papel de su departamento de recursos humanos será más desafiante que el de una empresa de videojuegos que busca desarrolladores graduados que puedan trabajar de forma remota.
El número de solicitantes puede oscilar entre cero y miles, dependiendo principalmente del tamaño de la empresa, el tipo de trabajo, la industria y del éxito de su estrategia de abastecimiento y de su marca empleadora. Los factores internos, como las tasas salariales, las oportunidades de progresión y beneficios como el seguro médico, también tienen un impacto considerable. Google, por ejemplo, recibe alrededor de 3 millones de solicitudes al año. Esto significa que, en promedio, más de 400 personas se postulan por un puesto de trabajo.
Pero el número y la calidad de los solicitantes también dependen de su oferta de trabajo. La forma en que está escrito un anuncio de trabajo, es decir, qué tan informativo, atractivo e inclusivo es, impacta directamente en las personas que atrae. Todos los anuncios de empleo deben utilizar un lenguaje neutral en cuanto al género y se debe considerar si la educación superior es una necesidad absoluta para los solicitantes.
Por ejemplo, The Spectator es una revista semanal británica muy leída. La publicación tiene una política de no CV para roles editoriales y no requiere un título universitario. Si su empresa requiere un CV, considere implementar una política de “revisión ciega”. Se eliminan todas las características personales como nombre, edad, género y sexualidad. Esto tiene como objetivo contrarrestar el sesgo implícito.
¿Y cómo es su proceso de solicitud en sí? ¿Es rápido y compatible con dispositivos móviles? ¿O usted, por el contrario, requiere que los candidatos completen manualmente toda la información de sus CV en su sistema? Siempre pruebe usted mismo su proceso de solicitud para comprender dónde podrían tener dificultades sus solicitantes. De esa manera, puede asegurarse de brindar una experiencia de aplicación fluida.
Canales y Herramientas
El lugar donde publica y promociona sus anuncios de empleo también es importante. No basta con publicarlo en el sitio web de su empresa. Exigir a los solicitantes que creen un perfil en el sitio de su carrera y no optimizar el sitio para dispositivos móviles son elementos prácticos del diseño web que podrían obstaculizar el éxito de RR.HH. en el proceso de selección de candidatos. Estas son las cinco fuentes más populares para quienes buscan empleo:
- Bolsas de trabajo en línea: Portales como Indeed y publicaciones en sitios de redes sociales como LinkedIn y Facebook.
- Sitios web de empresas: Si trabaja en recursos humanos para una gran empresa como Walmart en EE. UU. o el NHS en Gran Bretaña, muchas personas accederán directamente a su sitio. Esto es menos cierto si gestiona recursos humanos para un pequeño bufete de abogados familiar, por ejemplo.
- Agencias y sitios de contratación: Los buscadores de empleo pueden registrarse en una o varias agencias de contratación o buscar sitios de contratación específicos de su campo.
- Departamentos de carreras universitarias: Considere realizar eventos de promoción y reclutamiento en universidades locales, nacionales o internacionales. En Gran Bretaña, la administración pública y las fuerzas armadas organizan muchos eventos como este, visitando a menudo campus con poblaciones socialmente y éticamente más diversas, con el fin de aumentar la diversidad.
- Boca a boca: Muchas personas pedirán consejo a sus familiares y amigos sobre dónde postularse y sobre posibles oportunidades de empleo.
Textio utiliza datos y aprendizaje automático de inteligencia artificial para ayudar a las empresas a optimizar sus anuncios de empleo. La herramienta garantiza que el texto del anuncio de trabajo refleje no sólo lo que su departamento de recursos humanos busca en un candidato, sino también la cultura y los valores que son importantes para su empresa.
Según Michaela Schütt, vicepresidenta sénior y directora del ecosistema global de adquisición de talentos de Siemens, Textio ha tenido un impacto positivo en sus esfuerzos de atracción de talentos. En el evento Rethink HR Tech 2022, Schütt mencionó que los anuncios de empleo con puntuaciones altas de Textio, lo que significa que siguen pautas de lenguaje inclusivas, trajeron a la empresa un 23% más de solicitantes calificados y tiempos de contratación 11 días más rápidos.
¿Por qué es importante la inclusión? Para aumentar la diversidad de su fuerza laboral, se deben tomar medidas concretas para aumentar la inclusión. La diversidad importa no sólo desde una perspectiva idealista o moral, sino también para lograr el máximo éxito y beneficio. Un informe publicado por McKinsey & Company encontró que las empresas étnicamente diversas tenían un 36% más de probabilidades de superar a sus competidores.
2. Proyección y preselección
El segundo paso en este proceso de selección es la selección inicial de candidatos. El objetivo de esta segunda fase es reducir el grupo de candidatos. Pasando de un grupo grande a un grupo manejable de entre 3 y 10 personas que puedan ser entrevistados. Esto puede suceder de múltiples maneras.
Selección de currículum
La técnica más conocida es la selección de currículums o CV. La selección de currículums ayuda a evaluar si los candidatos cumplen con los criterios necesarios para el puesto. Si necesita más de 5 años de experiencia laboral y ve que un graduado universitario presentó su solicitud, puede descartar fácilmente a esta persona.
Si trabaja en el departamento de recursos humanos de una gran empresa, la revisión del CV puede llevar mucho tiempo. El uso de software es una forma eficiente y rentable de gestionar este desafío. Las opciones van desde herramientas integradas de selección de currículums que forman parte de un ATS (Sistema de Seguimiento de Candidatos por sus siglas en inglés) hasta evaluadores de currículums que utilizan inteligencia artificial para predecir la calidad de la contratación. Sin embargo, tenga cuidado de no abusar de este tipo de tecnología. Debe asegurarse de que se revise periódicamente para detectar sesgos.
Selección por vía telefónica o chatbot
Después de la evaluación del currículum, a menudo se realiza una evaluación por teléfono o video. Esto ayuda a alinear las expectativas entre el candidato y el empleador. El reclutador puede preguntar a los candidatos cualquier pregunta que tengan después de la selección de currículums. El reclutador puede revisar una lista de verificación que puede incluir temas como expectativas salariales, horarios de tiempo completo o parcial, opciones de trabajo flexibles, fecha de inicio y otros posibles factores decisivos. Dado que este es un procedimiento bastante estándar, tener un chatbot que haga estas preguntas también es una opción.
Como se mencionó anteriormente, la tecnología ahora nos permite realizar estas evaluaciones de forma automatizada. Los chatbots hacen preguntas a los candidatos y hacen que la entrevista sea interactiva. Un ejemplo es una gran empresa de ingeniería que implementó un chatbot destinado a optimizar el proceso de contratación y mantener a los candidatos interesados. Los datos mostraron que después de que se implementó el chatbot, las tasas de finalización aumentaron del 74% al 96%.
Evaluaciones de preselección o preempleo
La preselección es un poderoso método de selección que ayuda a eliminar posibles desajustes. Las herramientas de preselección dedicadas brindan evaluaciones que pueden incluir pruebas cognitivas, una simulación de trabajo u otras pruebas que ayudan a predecir la calidad del nuevo colaborador. A veces, la evaluación del currículum se incluye en estas herramientas. Una simulación de trabajo proporciona una vista previa realista del trabajo. Esto muestra tanto los aspectos más interesantes de un rol como también los elementos desafiantes, lo que resulta en una visión auténtica. Esto ayuda a alinear las expectativas entre el empleador y el empleado y genera contrataciones que encajan mejor. Las herramientas de preselección son otro aspecto relevante cada vez mayor en la tecnología de inteligencia artificial en el panorama de la contratación.
Estas pruebas de preselección se utilizan a menudo para reclutamientos de gran volumen con puestos con un gran número de solicitantes. Para dar un ejemplo de una prueba de este tipo, se podría evaluar a un representante de ventas según sus habilidades de servicio al cliente. Estas herramientas de selección eliminan las discrepancias obvias para que queden los candidatos más adecuados. Tenga en cuenta que no todas las herramientas y evaluaciones de preselección son completamente precisas, así que nuevamente, elija a su proveedor con cuidado.
Hablaremos más sobre otros tipos de evaluaciones a continuación.
3. Entrevista
El tercer paso en el embudo del proceso de selección de candidatos es el más conocido y visible de todos: la entrevista de trabajo. Una entrevista de trabajo implica que el candidato sea entrevistado por su gerente directo o el reclutador para evaluar qué tan adecuado es para el puesto.
La entrevista ofrece una idea de la fluidez verbal y la sociabilidad de una persona. También, brinda la oportunidad de hacerle preguntas al candidato relacionadas con el trabajo.
Las entrevistas podrán realizarse virtualmente a través de Internet o en persona. Muchas empresas hoy en día realizan una primera etapa de entrevista remota, siendo la entrevista presencial como última etapa de evaluación. La empresa y los candidatos se benefician de una reducción de costes y una gestión más eficiente del tiempo. La pandemia y las órdenes de confinamiento han obligado a muchas empresas a realizar todas las entrevistas de forma remota, lo que probablemente continuará en el futuro.
Tipos de entrevistas
Hay dos tipos principales de entrevistas en un proceso de selección, una entrevista no estructurada y una entrevista estructurada. En una entrevista estructurada, se utiliza un conjunto estandarizado de preguntas. Esto proporciona al entrevistador un método uniforme para registrar información y estandarizar la calificación del solicitante.
Otros tipos de entrevistas incluyen candidatos entrevistados por pares o en grupo. Estas entrevistas tienen como objetivo obtener información sobre la personalidad, el comportamiento y la accesibilidad de un candidato entre los miembros del equipo o con aquellos a quienes apoyará en un trabajo.
En la literatura científica, la entrevista estructurada ha demostrado ser casi dos veces más fiable que la entrevista no estructurada (Schmidt y Hunter, 1998). La entrevista estructurada permite al entrevistador comparar candidatos con precisión y tomar la mejor decisión basándose únicamente en los datos.
Evaluación de entrevista
Además de tener preguntas estandarizadas, un método común utilizado en las entrevistas es el método STAR. Este método ofrece una forma estructurada de recuperar información del candidato. STAR es un acrónimo de:
- Situación: Haga que el candidato describa la situación en la que se encontraba.
- Tarea: ¿Hacia qué objetivo estaba trabajando el candidato?
- Acción: Haga que el candidato describa en detalle qué acciones tomó para aprovechar al máximo la situación y completar su tarea.
- Resultado: Haga que el candidato describa el resultado de la acción y pregúntele qué aprendió.
El método STAR es fantástico para poner a prueba la experiencia del candidato en diferentes situaciones relevantes para el puesto. Si un candidato necesita experiencia en la gestión de diferentes accionistas, una pregunta de ejemplo podría ser: Describa una situación en la que tuvo que gestionar diferentes accionistas. Con el método STAR, podrá probar fácilmente la experiencia del candidato en estas situaciones.
Se recomienda utilizar este método para evaluar las competencias clave del trabajo. De hecho, hacer la misma pregunta a varios candidatos le permite comparar fácilmente cuánta experiencia tienen en estas competencias clave en sus trabajos anteriores.
Se considera una buena práctica utilizar guías de entrevista, ya que esto hace que el proceso de reclutamiento y selección sea más justo y consistente.
4. Evaluación
Hemos discutido brevemente las evaluaciones en el segundo paso. Cuando la preselección se utiliza para descartar aproximadamente a los candidatos menos adecuados, la evaluación completa suele ser más precisa.
Las evaluaciones comunes son una prueba de capacidad mental general (GMA) o también conocida como prueba de coeficiente intelectual y una prueba del modelo de personalidad de cinco factores. Un coeficiente intelectual más alto se asocia con un aprendizaje más rápido y un mayor rendimiento. Esto significa que para los candidatos con un coeficiente intelectual alto, el tiempo para lograr una productividad óptima es menor y es probable que los candidatos obtengan un mejor desempeño. Si bien estas evaluaciones pueden ser parte de su proceso de preselección, muchas organizaciones optan por realizarlas en etapas posteriores del proceso de contratación.
Cuando se trata de personalidad, los candidatos más concienzudos se desempeñan mejor en su trabajo. Los candidatos que obtienen puntuaciones altas en escrupulosidad suelen describirse como trabajadores, diligentes, orientados a los logros y detallistas. Las investigaciones muestran que la escrupulosidad es el predictor no cognitivo más fuerte del desempeño laboral.
Otras evaluaciones durante el proceso de selección incluyen pruebas de muestras de trabajo, pruebas de integridad y pruebas de conocimiento laboral. La literatura científica muestra que las evaluaciones en forma de pruebas de trabajo se encuentran entre los mejores predictores del desempeño laboral. Una buena práctica es que los candidatos realicen un estudio de caso o resuelvan un problema real durante su entrevista. Es posible comparar la calidad del trabajo de un candidato con la de otros solicitantes, así como con el desempeño esperado o ideal.
No todos los trabajos incluyen una simulación de estilo de tarea laboral. Y no todos los puestos de trabajo o solicitantes se benefician de este enfoque. Si está contratando a alguien para un puesto a mitad de carrera, su CV y referencias le proporcionarán una gran cantidad de información. El solicitante ya ha avanzado considerablemente en su campo y probablemente habrá alcanzado un punto de experiencia en algunas áreas. Una evaluación completa es más útil para contratar graduados que no tienen mucha experiencia laboral o vital.
5. Referencias y verificación de antecedentes
En este punto, ha reducido la larga lista de candidatos a una lista corta de uno a tres candidatos. Un paso esencial en el proceso de selección de candidatos es la verificación de referencias.
Las verificaciones de referencias son una forma de confirmar la exactitud de lo que le ha dicho un candidato y sus impresiones sobre él. Pídale al candidato que le dé referencias y haga un seguimiento de ellas. Si durante la entrevista tiene dudas sobre una determinada competencia o habilidad, la verificación de referencias es una excelente manera de recopilar más información desde una perspectiva diferente.
Una verificación de antecedentes se usa comúnmente para departamentos gubernamentales y otros trabajos que implican acceso a información altamente confidencial, como funciones de atención médica. Países como Estados Unidos llevan a cabo más controles de referencias que la mayoría de los países europeos, por ejemplo.
La verificación de antecedentes puede ser un requisito previo antes de postularse y ser parte de la preselección. Un ejemplo, es la confirmación de buena conducta u otras verificaciones de antecedentes penales para puestos como docentes y otras funciones que implican una alta responsabilidad para con los demás. Estos controles ayudan a eliminar a las personas que han abusado o pueden abusar de su deber de cuidar a personas vulnerables. Sin embargo, a menos que sea absolutamente necesario, debe realizar verificaciones de antecedentes lo más tarde posible en el proceso de selección.
En Estados Unidos, los empleadores suelen recurrir a empresas privadas para realizar verificaciones de antecedentes. Las verificaciones de antecedentes en la contratación están sujetas a la Ley federal de informes crediticios justos (FCRA) y deben cumplir con los requisitos de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC). Es por eso que debe seleccionar un proveedor que cumpla con la FCRA para realizar las verificaciones de antecedentes en su nombre.
6. Decisión
El siguiente paso en el proceso de reclutamiento y selección es tomar la decisión, es decir elegir al candidato con mayor potencial para la organización. A veces, esto significa elegir a alguien menos calificado en este momento, pero que esté comprometido a crecer y permanecer en la organización por más tiempo.
Debe utilizar un enfoque basado en datos para tomar la decisión de contratación para que su proceso de selección sea lo más justo posible. En la práctica, esto significa criterios predefinidos según los cuales se califica a cada candidato durante el proceso de selección. Luego se elige al mejor candidato y se le hace una oferta. Normalmente, el responsable de contratación toma la decisión final. También, puede implicar aportaciones de otros gerentes y colegas.
7. Oferta de trabajo y contrato
Una vez que su empresa haya tomado una decisión, el proceso de selección no termina. El candidato idóneo aún debe aceptar la oferta.
En este punto, la organización debe tener toda la información que hará que el candidato tenga probabilidades de decir que sí. Con suerte, habrá obtenido esta información de las distintas evaluaciones y entrevistas de trabajo.
Luego se hace la oferta al candidato. Si aceptan la oferta, redactas un contrato y haces que ambas partes lo firmen. Sólo cuando el contrato de trabajo esté firmado por todas las partes, se completará el proceso de selección.
Métricas utilizadas en el proceso de selección
Debes realizar un seguimiento de varias métricas importantes cuando se trata del proceso de selección de candidatos. Estos son indicadores de cómo se está desempeñando su departamento de RR.HH. en el proceso de selección. Algunas de las métricas son:
- Tiempo de contratación. El tiempo que lleva encontrar y contratar a un candidato desde el momento en que se aprueba una solicitud de empleo hasta que el candidato acepta su oferta. Un tiempo largo para cubrir es un indicio de un proceso de selección ineficiente.
- Desgaste de 90 días. El desgaste dentro de los primeros tres meses es una clara indicación de una mala contratación, de la cual usted, como organización, es responsable. Las estimaciones del coste de una mala contratación difieren según las fuentes, pero se estima que oscila entre el 50% y el 200% de su salario anual. Se recomienda tratar cada caso de deserción de 90 días como un incidente crítico de recursos humanos que debe analizarse y prevenirse la próxima vez mediante una mejor comunicación, selección, incorporación y gestión.
- Desgaste del primer año. Similar a la métrica anterior, solo que el tiempo de desgaste se da en el primer año.
- Experiencia del candidato. ¿Cómo calificaron los candidatos su experiencia en este proceso de selección? Este es un indicador importante ya que los candidatos suelen ser fanáticos y/o clientes de su marca. Es por eso que quieren trabajar para usted. Los candidatos satisfechos podrían ser clientes o recomendarle clientes.
- Efectividad del embudo del proceso de selección. Debido a que la selección pasa por un embudo con múltiples pasos, es útil conocer la eficacia del embudo. No desea que el 50% de sus 100 solicitantes pasen a la etapa de entrevista; de lo contrario, estará entrevistando durante todo el año. El índice de rendimiento es una forma valiosa de analizar qué tan efectivo es su proceso de selección de candidatos. El índice de rendimiento es una métrica de reclutamiento que indica el porcentaje de candidatos que pasan de una etapa del proceso de reclutamiento a la siguiente.
- Calidad de contratación. Esta métrica mide el desempeño de un nuevo empleado después de un año en su trabajo. Esto suele ser calificado por su gerente en la evaluación de desempeño anual. Si la calidad de la contratación es consistentemente buena, es una indicación de que el proceso de selección funciona.
Conclusión
En resumen, un proceso de selección efectivo es esencial para identificar el mejor talento y garantizar un rendimiento sólido en la organización. Implica una serie de pasos, desde la creación de una oferta de trabajo bien definida hasta la evaluación, verificación de antecedentes y la toma de decisiones basadas en datos. Las métricas clave, como el tiempo de contratación y la calidad de contratación, ayudan a medir el éxito del proceso y aseguran que la organización elija a los candidatos más adecuados para el éxito a largo plazo.
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